La contabilidad, como ciencia, utiliza un método denominado contable,
que se compone de cuatro pasos:
·
Captación de los hechos de contenido económico susceptibles de ser
contabilizados.
·
Cuantificación de los hechos contables.
·
Representación mediante registro de los hechos en cuentas contables
(instrumentos conceptuales) anotados en libros de contabilidad (instrumentos
materiales).
·
Agregación de la información registrada que se presenta de forma
sintetizada en los estados financieros (cuentas anuales).
Las cuentas:
Las cuentas son los instrumentos de representación y medida de cada
elemento patrimonial. Cada una consta de una denominación y un código numérico,
que la identifican de manera única. Estos elementos identificativos son la
representación de la realidad de los elementos del patrimonio, escritos en un
papel o en un registro electrónico. Por tanto, hay tantas cuentas como
elementos patrimoniales tenga la empresa. La regulación contable suele
establecer libertad para que cada entidad disponga las cuentas que va a
utilizar en su proceso contable y el grado de detalle de su información, aunque
hay legislaciones (como por ejemplo Francia, México, España o Perú) que
establecen planes o manuales de cuentas orientativos para que sean utilizados
por las empresas y aunque la legislación contable en materia de número y nombre
de cuentas no suele ser obligatoria, si es utilizado habitualmente de forma
homogénea por las empresas de un mismo país. El plan contable de una empresa es
la codificación del conjunto de cuentas que utiliza una empresa, incluye todas las
cuentas y las agrupaciones de las mismas. De acuerdo con esto, por ejemplo es
habitual, que existan cuentas para los inmuebles, el mobiliario y el conjunto
de inmovilizado de una empresa, las mercancías, las materias primas, las deudas
de clientes y los créditos con proveedores, las cuentas y préstamos bancarios,
así como cuentas para los distintos gastos e ingresos existentes como pueden
ser gastos de personal, financieros, de servicios recibidos. Cada empresa
también dispone del grado de desarrollo que quiere utilizar en su sistema
contable Las cuentas suelen agruparse en distintas partidas o grupos que
reflejan los mismos conceptos de bienes o gastos.
Gráficamente se dibujan como una "T", donde a la parte
izquierda se llama "débito" o "debe" y a la parte derecha "crédito
“o "haber", sin que estos términos
tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física
dentro de la cuenta (él debe es la parte izquierda de la cuenta y el haber es
la parte derecha de la cuenta, y no representan otra cosa como lo pueden
indicar las diferentes acepciones de estas palabras). Hay dos tipos de cuenta:
de patrimonio y de gestión o de resultados. Las cuentas de patrimonio
aparecerán en el balance y pueden
formar parte del activo o del pasivo (y dentro de este, del pasivo
exigible o del capital, también llamado fondos propios o patrimonio neto). Las cuentas de gestión o de
resultados son las que reflejan ingresos o gastos y aparecerán en la cuenta de
Pérdidas y Ganancias.
Independientemente de si las cuentas son de patrimonio o de resultados,
también se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. Las cuentas
son deudoras cuando, siendo de patrimonio, se refieren a un activo o, siendo de
gestión, se refieren a un gasto; y son acreedoras cuando, siendo de patrimonio,
se refieren a un pasivo o a una cuenta de capital, o cuando, siendo de gestión,
se refieren a un ingreso.
Convenio de cargo y abono y sistema de partida
doble:
Cargar o debitar
una cuenta es hacer una anotación en él debe. Abonar o acreditar una cuenta es
hacer una anotación en el haber. En las cuentas de activo, cuando este aumenta,
se cargan, y cuando disminuye, se abonan. En las cuentas de pasivo y de
capital, cuando este aumenta, se abonan, y cuando disminuye, se cargan.
Se refiere al
efecto que tienen las transacciones comerciales sin alterar la ecuación
patrimonial. Cada transacción afecta el balance, cambia los valores en el
patrimonio, pero sin alterar la igualdad de la ecuación. En cada una de esas
transacciones, actúan por lo menos dos cuentas. Existen siete tipos de
transacciones que siguen la teoría del cargo y del abono.
Sistema de partida doble:
El sistema de
partida doble consiste en que, en cada hecho contable, se ha de producir al
menos un cargo en una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos debe
ser igual a la suma de los abonos efectuados; en otras palabras, todos los
recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicación de
recursos que tuvieron una fuente definida.
La "partida doble"
como técnica contable obedece a los siguientes criterios:
1. Correspondencia:
quien recibe es deudor, quien entrega es acreedor;
2. Reciprocidad: no
hay deudor sin acreedor y viceversa;
3. Equivalencia: todo
valor que ingresa debe ser igual al valor que sale;
4. Consistencia: todo
valor que ingresa por una cuenta debe salir por la misma cuenta;
5. Confrontabilidad:
las pérdidas se debitan, las ganancias se acreditan.
Saldo:
Se llama saldo de una
cuenta a la diferencia entre los débitos (anotaciones realizadas en él debe de
una cuenta) y créditos (anotaciones realizadas en el haber de una cuenta).
Cuando los débitos sean mayores que los créditos será saldo deudor, sin embargo
cuando los créditos sean mayores que los débitos será saldo acreedor. Cuando
los débitos sean iguales a los créditos, se entenderá que la cuenta está
saldada, balanceada o sin saldo.
Elaboración del balance y de la cuenta de
resultados:
Cuando se han
realizado todas las anotaciones contables en el libro diario se calcula el
saldo de cada una de las cuentas y se elabora un estado transitorio denominado
balance de comprobación o de saldos, que es un listado de todas las cuentas
abiertas con su saldo. La suma de los saldos acreedores debe ser igual a la
suma de los saldos deudores, debido al sistema mencionado de partida doble.
Partiendo del
balance de sumas y saldos se realiza el denominado asiento de regularización en
el que se regularizan todas las cuentas de ingresos y gastos y aparece la
cuenta de pérdidas y ganancias. El balance de situación se obtiene así después
de regularizar el balance de comprobación.
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